ADMINISTRASI KESISWAAN

ADMINISTRASI KESISWAAN

Administrasi sangat diperlukan bagi kelangsungan proses belajar mengajar dalam dunia pendidikan. Semua itu tidak lepas dari keaktifan orang-orang yang menguasai administrasi dalam sekolah. Orang sering menganggap enteng administrasi tersebut, padahal kalau administrasi dipegang sama orang-orang yang kurang terampil maka administrasi tersebut
akan berantakan. Orang yang memegang administrasi adalah orang yang sudah terlatih dalam bidangnya (orang yang sudah mendapat ilmu/ pelatihan).
Administrasi tidak hanya dalam hal keuangan saja tetapi juga dalam kerapian/keteraturan kita dalam pembukuan. Administrasi tidak hanya dilakukan dalam waktu tertentu saja tetapi setiap hari secara sistematis. Keberhasilan pendidikan di sekolah harus ditunjang oleh pelayanan administrasi sekolah yang teratur, terarah dan terencana. Di mana dalam pelaksanaannya harus mengikuti arah jaman yang semakin bersaing dan semakin modern. Untuk itu, perlu adanya pembagian tugas ketatausahaan yang jelas dan terprogram di setiap sekolah.

Pengertian Administrasi Kesiswaan
Pengertian Administrasi kesiswaan adalah usaha dan kegiatan yang meliputi pengaturan tentang administrasi yang berkaitan dengan siswa dalam upaya mengembangkan potensi siswa. Administrasi bidang kesiswaan mencakup ruang lingkup pencatatan data dan pelaporan. Ditinjau dari segi pembinaan maupun segi penertiban administrasi, masalah pencatatan data dan pelaporan ini sangat penting. Keduanya sama penting dan saling berkaitan, dan untuk itu perlu disediakan format-format untuk menunjang pencatatan dan pelaporan tersebut.

Pencatatan data berasal dari beberapa sumber yang diambil dari kegiatan pencatatan selama program pendidikan berlangsung, berikut ini penulis membagi kegiatan administrasi di sekolah/madrasah berdasarkan kalender akademik sebagaimana dibawah ini.
1. Awal tahun pelajaran
a. Penerimaan siswa baru
b. Pendataan calon siswa baru
c. Mengelola data Siswa Baru
2. Selama tahun pelajaran
a. Membuat dan mengelola buku induk siswa
b. Membuat dan mengelola buku klaper
c. Mendata jumlah siswa menurut asal, kelas dan jenis kelamin
d. Jumlah siswa menurut usia, kelas dan jenis kelamin
e. Papan absensi siswa
f. Buku rekapitulasi absensi harian siswa
g. Buku absensi bulanan
h. Buku rekapitulasi tahunan absensi siswa
i. Surat permohonan pindah sekolah
j. Surat keterangan pindah sekolah
k.Mutasi siswa selama semester
3. Akhir Tahun Pelajaran
a. Mendata dan melaporkan calon peserta UAS/UAN
b. Menyiapkan tanda peserta UAS/UAN
c. Mendata dan mengarsipkan tabel peserta dalam prestasi UAS/UAN
d. Pendaftaran masuk kejenjang lebih tinggi
e. Daftar naik kelas/tidak naik kelas
f. Rekapitulasi berhasil tidaknya siswa
g. Raport
Dari sinilah betapa pentingnya administrasi kesiswaan bagi sekolah khususnya sekolah dasar, menengah dan atas. Khusus dalam bidang adminitrasi kesiswaan. Kepala sekolah selaku coordinator pelaksana administrasi kesiswaan bertanggung jawab penuh atas terlaksananya kegiatan keadministrasian tersebut, diantaranya yaitu kegiatan :
1. Penerimaan siswa baru
2. Pengelompokan siswa
3. Kehadiran dan ketidak hadiran siswa di sekolah
4. Penilaian kemajuan siswa
5. Laporan kemajuan siswa
6. Naik tidaknya siswa
7. Bimbingan kepada siswa
8. Pelayanan kesehatan siswa
9. Mutasi siswa
Data dan informasi yang menggambarkan pertumbuhan dan perkembangan siswa baik perorangan maupun kelompok perlu dihimpun, dicatat dan diperlihara secara cermat dan teratur, sejak pertama kali siswa terdaftar di sekolah sampai siswa tersebut tamat sekolah. 
Rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat dan memelihara data informasi mengenai siswa termasuk dalam bidang pelayanan ketata-usahaan sekolah. Rangkaian kegiatan ini tidak selamanya dikerjakan kepala sekolah tetapi ia melimpahkan sebagian pekerjaan ketata-usahaan kepada guru dan pegawai tata usaha.
Ikut sertanya guru dalam hal mengerjakan urusan administrasi sekolah secara keseluruhan adalah wajar, karena administrasi kelas merupakan bagian yang tak terpisahkan daripada administrasi sekolah. Dengan demikian guru khususnya guru kelas dan wali kelas tidak dapat “melepaskan diri” dari urusan administrasi kelas dan sekolah, karena seorang guru sekolah dasar/menengah dan atas, pada hakekatnya adalah seorang “administrator pendidikan”. 
Berdasarkan uraian di atas, maka kepala sekolah, kepala tata usaha dan guru bersama-sama petugas ketatausahaan lainnya memikul tanggungjawab dalam hal mengurusi adminitrasi kesiswaan khususnya dalam menghimpun, mencatat, memelihara data/atau informasi seluruh aspek perkembangan siswa.
Salah satu organisasi siswa adalah OSIS (Organisasi Siswa Intra Sekolah) yang resmi diakui dan diselenggarakan oleh sekolah/madrasah. Dewasa ini kegiatan siswa dibawah OSIS ini berkembang pesat seperti Rohis, PMR, Pramuka, Kelompok kajian teknologi dan sebagainya. 
Oleh karena itu agar organisasi yang ada ini berjalan dengan baik, maka pengaturannya perlu ditata sedemikian rupa agar sesuai dengan tujuan organisasi yaitu pengebangan pengetahuan dan kemampuan penalaran, pengembangan keterampilan dan pengembangan sikap, selaras dengan visi, misi dan tujuan sekolah.
Contoh kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan disekolah melalui OSIS adalah sebagai berikut :
a. Kegiatan pengembangan ilmu pengetahuan dan kemampuan penalaran
1. Diskusi, temu karya, seminar dan kelompok diskusi.
2. Penelitian
3. Karya wisata
4. Buletin, media kampus
5. Penelitian, percobaan akademis
b. Kegiatan pengembangan keterampilan berdasarkan hobi
1. Latihan kepemimpinan dasar
2. PMR
3. UKS
4. Pramuka
5. Pecinta alam
6. Olahraga
7. Group Kesenian
8. Dll
c. Kegiatan-kegiatan pengembangan sikap
1. Pengumpulan dana sosial/amal
2. Kegiatan hari-hari besar nasional dan keagamaan
3. Membantu masyarakat yang kena musibah.